Privacy policy – Registrazione al Festival

INFORMATIVA [1] PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – registrazione al Festival Cartoons on the Bay ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 679/2016 e della normativa privacy vigente

RAI COM S.p.A., con sede legale in Via Umberto Novaro, n. 18 – 00195 Roma (RM), CF e P.IVA 12865250158, (in seguito, “RAI COM”) – in qualità di Titolare del trattamento -svolge tutte le attività di trattamento dei dati personali (“Dati”) dell’interessato (l’”Interessato”), nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza ed in conformità alle previsioni poste a tutela dei diritti e delle libertà fondamentali delle persone fisiche, ai sensi del Regolamento (UE) n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”) e del D.Lgs. del 30 giugno 2003 n. 196 modif. dal D.Lgs del 10 agosto 2018 n.101 (“normativa privacy”).

Finalità del trattamento, base giuridica e natura del conferimento

I Dati comunicati tramite la registrazione on-line attraverso la compilazione del “Form di registrazione” sul sito web www.cartoonsbay.rai.it, sezione “Concorso”, del Festival Cartoons on the Bay (il “Festival”) saranno trattati per l’iscrizione delle opere in animazione alle sezioni in concorso nell’ambito del Festival nonché per le finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione dell’iscrizione e per garantire la corretta esecuzione del concorso e del Festival in conformità con quanto previsto dal regolamento (il “Regolamento”) che lo disciplina, tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo: attivazione delle credenziali di accesso alla piattaforma File Portal per il deposito dei materiali del concorso, svolgimento di tutte le attività connesse al caricamento e alla visualizzazione dei contenuti inviati, invio di comunicazioni inerenti il concorso, pubblicazione dell’esito delle selezioni sul sito web del Festival e assegnazione dei premi.

Il trattamento dei Dati è necessario al Titolare per consentire l’iscrizione dell’Interessato al concorso e ai fini dell’utilizzazione del materiale fornito, in considerazione dell’accettazione dei termini e condizioni del Regolamento da parte dell’Interessato.

La base giuridica del trattamento è, pertanto, l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (art. 6.1. lett. b) del GDPR).

La raccolta dei Dati – tramite il Form di Registrazione – è necessaria a consentire la partecipazione al Concorso e l’eventuale mancato conferimento avrà come conseguenza l’impossibilità per il Titolare di consentire all’Interessato la partecipazione al Concorso.

Categorie di Dati comunicati

Compilando il form, nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati di cui all’art. 5 lett. c) del GDPR, l’Interessato deve trasmettere solo i Dati personali di contatto richiesti, riferibili a sé e/o comunque all’opera che si intende iscrivere al Concorso (nome e cognome/la ragione sociale della società a cui appartiene, codice fiscale, luogo e data di nascita, contatti telefonici e telematici, nome e cognome degli autori dell’opera, contatti telefonici e e-mail di eventuali rappresentanti/referenti delle persone giuridiche indicate nel form, nonché tutti gli ulteriori dati comunicati nel rispondere ai campi descrittivi dell’opera, nonché nel descriverne la sinossi). Non dovranno essere comunicati o comunque resi noti, all’interno dei campi liberi del form di registrazione dati appartenenti a categorie particolari (ad es. dati riferibili alla religione, indirizzo politico ecc.).

Modalità del trattamento e tempi di conservazione dei dati

Il Trattamento dei Dati è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e previste dalla normativa privacy vigente ed in particolare attraverso le operazioni di: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. Il Trattamento è effettuato prevalentemente con l’ausilio di strumenti elettronici, idonei a tutelare, in ogni momento, la riservatezza e i diritti dell’interessato e occasionalmente su base cartacea nel rispetto di quanto previsto dalla vigente normativa.

I Dati raccolti verranno conservati, in conformità a quanto previsto dall’art. 5 lett e) del GDPR e dalla vigente normativa privacy in materia, per un periodo di massimo 5 anni e comunque per un termine non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali essi sono trattati. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita, distruzione o il danneggiamento dei Dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

In ogni caso RAI COM adotterà ogni cura per evitare un utilizzo dei Dati stessi a tempo indeterminato, procedendo con cadenza periodica a verificare in modo idoneo il permanere dell’interesse al trattamento di tali Dati.

Comunicazione dei dati e trasferimento degli stessi

I Dati comunicati potrebbero essere trattati, nell’espletamento delle attività di gestione del sito internet, da RAI – Radiotelevisione italiana S.p.A. e dalle società incaricate da Rai Com (es. per lo svolgimento di attività connesse alla gestione delle iscrizioni al Festival, per l’aggiornamento del database interno Filemaker, per la gestione dei Dati all’interno dei sistemi informatici del Gruppo RAI) che agiscono in qualità di Responsabili del Trattamento ex art. 28 del GDPR. I Dati sono utilizzati esclusivamente nell’ambito del territorio italiano, ai fini indicati e non saranno in alcun modo comunicati ad altri terzi, diffusi e/o comunque ulteriormente trasferiti. Per attività legate alla manutenzione e/o gestione della parte tecnologica del database Filemaker, i Dati comunicati potranno essere trattati da ciascun Responsabile del Trattamento. Per ottenere la lista aggiornata dei Responsabili del Trattamento nominati da Rai Com, si prega di inviare una richiesta al seguente indirizzo: privacy.raicom@rai.it.

I Dati personali potrebbero essere, inoltre, comunicati ai membri delle giurie di cui al Regolamento per la valutazione delle opere e a dipendenti e collaboratori del Titolare e/o dei Responsabili del Trattamento che ne abbiano necessità a causa della propria mansione o posizione gerarchica e a cui sono state impartite adeguate istruzioni operative al fine di evitare perdite, distruzione, accessi non autorizzati o trattamenti non consentiti dei Dati stessi.

Diritti degli interessati

Ai sensi degli artt. 15 e s.s. del GDPR e della normativa privacy vigente, l’Interessato ha il diritto, in qualunque momento, di chiedere l’accesso ai Dati e di verificarne l’esattezza e/o di chiederne l’integrazione, l’aggiornamento, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, la portabilità, ivi incluso il diritto di opporsi al trattamento .

Il GDPR conferisce l’esercizio dei seguenti specifici diritti:

1. la conferma che sia o meno in corso un trattamento di Suoi dati personali e, in tal caso, di ottenerne l’accesso (diritto di accesso):
2. la rettifica dei dati personali inesatti, o l’integrazione dei dati personali incompleti (diritto di rettifica);
3. la cancellazione dei dati stessi, se sussiste uno dei motivi previsti dal Regolamento (diritto all’oblio);
4. la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dal Regolamento (diritto di limitazione);
5. la ricezione in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali da Lei forniti al titolare e di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità);
6. L’opposizione in tutto o in parte, per motivi legittimi al trattamento dei dati personali, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta.

Per esercitare i diritti applicabili o per ottenere le informazioni relative ai Dati, potrà formulare espressa richiesta scritta da inviarsi a RAI COM S.P.A., inoltrando una richiesta:

• all’indirizzo di posta elettronica: privacy.raicom@rai.it;
• ovvero via posta, a: RAI COM S.p.A., con sede in Via Umberto Novaro, n.18 – 00195 Roma (RM)

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l’Interessato ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità garante per la Protezione dei Dati Personali con sede in Piazza Venezia n. 11, 00187 – Roma (http://www.garanteprivacy.it, qualora ritenga che il trattamento violi il GDPR e/o la normativa privacy vigente.

Titolare del Trattamento e Responsabile del Trattamento
Il Titolare del Trattamentoè RAI COM S.p.A., che ha sede in Roma (Italia), Via Umberto Novaro, n.18, 00195, indirizzo e-mail: privacy.raicom@rai.it.

Il Responsabile per la protezione dei dati nominato dal Titolare è contattabile al seguente indirizzo: dporaicom@rai.it.

In caso di problematiche di natura tecnica, inviare una segnalazione e-mail a: privacy.raicom@rai.it.

[1] Il testo più aggiornato di questa informativa si può visualizzare sul sito internet di Rai Com alla sezione relativa alla manifestazione Cartoons on the Bay.